Office 365: Aliases, Outlook Web App & Outlook 2010

Veel mensen maken gebruik van e-mail aliassen welke geen aparte mailboxen dienen te krijgen maar wel mails moeten verzenden. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een kleinere organisatie waarbij de eigenaar vanaf zowel info@ als vanaf zijn persoonlijke adres wil mailen maar wel alles centraal in één mailbox wil ontvangen. Dit is in Office 365 te configureren middels distributiegroepen en wat configuratie via de powershell. Voor dit voorbeeld gaan we even uit van de situatie van een info@ mailbox en een henk@ voor de eigenaar.

Office 365 panel

Allereerst richten we een normale mailbox in voor henk@domeinnaam.nl. Ik ga er even vanuit dat dit geen probleem vormt verder. Daarna maken we via het panel een distributiegroep aan voor de gewenste alias. In dit geval dus info@domeinnaam.nl. Als identiteit geven we deze groep de naam ‘info_domeinnaam_nl’ zodat we hem makkelijk kunnen herkennen in de Powershell (mocht dat nog nodig zijn in de toekomst). We maken gebruiker ‘henk’ eigenaar en lid van deze groep zodat alle mails verzonden aan dit adres naar zijn mailbox toe worden gezonden. Wel een belangrijk punt van aandacht: Vergeet niet aan te vinken dat deze distributiegroep vanaf ‘onbekende’ adressen gemaild mag worden, standaard staat hij namelijk geconfigureerd als een box voor intern gebruik waarbij alleen bekende mailadressen welkom zijn.

Powershell

Via de powershell gaan we nu gebruiker ‘henk’ rechten geven om te verzenden namens de distributiegroep. Dit doe je met het volgende commando:


Add-RecipientPermission "info_domeinnaam_nl" -Trustee "henk" -AccessRights SendAs


Outlook Web App & Outlook

De outlook Web App is nu in principe klaar voor de nieuwe situatie. Bij het opstellen van een nieuw bericht kun je bij het kopje ‘opties’ een vinkje zetten voor het veld ‘van weergeven’ zodat je kunt kiezen namens wie je wilt mailen. Als je wilt wisselen tussen de verschillende afzenders (in dit geval dus henk@domeinnaam.nl en info@domeinnaam.nl) dan klik je op het ‘van’ veld en krijg je een lijstje met verschillende afzenderopties. Dubbelklik en bevestigen en je verzend nu namens een andere naam.

Outlook op de PC/Mac is wat lastiger op dit vlak. Normaliter is het niet mogelijk mail te versturen via een mailbox die niet is aangemaakt als mailaccount. Omdat het een distributiegroep betreft is het erg lelijk hem altijd te tonen. Voor nu zijn er echter geen echte opties voor, alleen ‘workarrounds’. Enkele mogelijkheden zijn;

  1. De distributiegroep ook als POP3 account aanmaken naast je normale exchange identiteit in Outlook zodat je nu ook kunt verzenden namens deze mailbox
  2. Het niet erg vinden dat er ‘verzending namens’ komt te staan in je mails (dit krijg je als je in Outlook het ‘van’ veld activeert en een afzender gebruikt die niet als account is aangemaakt)
  3. Toch ervoor kiezen losse gebruikers ervan te maken

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *