Office 365 backups

Naar de cloud overstappen is zo gedaan maar nu? Hoe veilig zijn je bestanden eigenlijk en moet je zelf nog backups maken? Laten we deze vraag even opsplitsen in de twee mee belangrijke zaken die van een backup zouden kunnen worden voorzien:

  • E-mail & agenda
  • Documenten

Wat doet Microsoft al voor mij?

Microsoft zelf draagt zorg voor zijn Office 365 backups van de zaken in de cloud waarvan we mogen veronderstellen dat deze afdoende zijn voor het beschermen van de data die je ze in vertrouwen geeft (o.a. middels redundante opslag etc.). Lees hier meer over hoe Microsoft hier zelf tegenaan kijkt als het gaat om haar verantwoordelijkheden.

Het grootste risico is echter het zelf per ongeluk verwijderen van data;

E-mail & agenda

Standaard beschikt Office 365 over een ‘prullenbak’ waarin je verwijderde items terug te vinden zijn. De termijn dat ze bewaard worden hangt af van je instellingen maar is standaard 14 dagen en kan (hang beetje af van de gekozen licentie) aanzienlijk langer gemaakt worden. Dit dekt in principe het (per ongeluk) verwijderen van e-mail en agenda items.

Optioneel zou je, als je helemaal zeker wilt zijn, zelf handmatig of automatisch backups kunnen maken van je PST bestanden voor het geval van een complete vernietiging van alle bij Microsoft opgeslagen data.

Documenten

Alles wat je in de cloud opslaat (Skydrive pro, sharepoint etc) wordt bij verwijdering wederom via een prullenbak voor je veilig gesteld. Daarnaast biedt Microsoft een soort versie-controle bij bestandstypen die het systeem ondersteund (zoals Word-documenten, PDF-bestanden etc). Dit houdt in dat er van iedere mutatie een kopie bewaard wordt van de vorige versie. Zo kun je terug gaan naar eerdere versies zodat bijvoorbeeld het abusievelijk leegmaken van een document nog op te lossen is.
Wil je echter serieuze backups van de documenten dan zijn de opties wel iets lastiger. Je zou ze lokaal kunnen dupliceren met backup software.

Backup oplossingen

Nu je ziet dat meer een meer organisaties de cloud in stappen zijn de leveranciers van Office 365 backups en gerelateerde diensten hier even snel bij. Het inwisselen van je fysiek aanwezige servers voor cloud opslag is bij veel bedrijven een (niet onterecht) spannende stap. Om deze angst weg te nemen zijn er zeer veel oplossingen waarbij je kunt kiezen uit het online (wederom in een cloud) laten opslaan van je data of lokaal (zoals vroeger ). Bij beide zou je je weer opnieuw moeten afvragen of dit qua veiligheid en privacy opweegt tegen het risico op een complete failure bij Microsoft.

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *