Office 365: Retention policy wijzigen

Retention policy is een hele coole feature in Exchange waarmee je e-mails en complete mappen een retentie periode kan geven. Stel je hebt een project wat nu loopt tot eind deze maand dan zou je er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om de documentatie van dit project over 2 jaar na nu automatisch te laten verwijderen.

Soorten retention tags

Standaard krijgt iedere mail de “Default Policy Tag”, daarnaast zijn er “Retention Policy Tags” die standaard op mappen zoals je inbox, prullenbank etc van toepassing zijn, als laatste zijn er de “Personal Tags” die een gebruiker zelf kan maken. Via de Powershell kun je van diverse tags de eigenschappen instellen. De onderstaande diagram van de Microsoft site geeft wel een aardig beeld van de verschillende tags en hun rol in het gehele plaatje:

Bron: http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955.aspx

De tags tweaken

Standaard staat bijvoorbeeld de tag voor de prullenbak op iets van 30 dagen. Superleuk voor je hotmail account maar niet voor een productieomgeving in een bedrijf (of in ons bedrijf in iedere geval). Wil je dit wijzigen dan moet je even inloggen op de powershell. Met het volgende commando haal je de huidige tag informatie op:

get-RetentionPolicyTag "deleted items" | fl name,type,AgelimitForRetention,RetentionAction

Als je deze nu bijvoorbeeld wilt wijzigen in 5 jaar dan kun je dit doen met het volgende commando:

set-RetentionPolicyTag "deleted items" -AgeLimitForRetention 1825

De wijzigingen zullen in de loop van de komende uren bij alle gebruikers zichtbaar worden via de Outlook Web Access en de eventuele lokale Office installatie. Dit komt omdat het hele retention policy tag deel in handen is van de “Managed Folder Assistant”. Dit is een mailbox-hulpje die om de zoveel tijd de mailboxen naloopt en alle retention policies naloopt, bijstelt etc.

Op vakantie en nu?

Stel je hebt een policy die redelijk strict is (bijvoorbeeld mails van organisatie X of box Y max 14 dagen bewaren) en je bent een maand op vakantie dan wil je natuurlijk dat deze fanatieke mailboxhulp even rustig blijft en niet mails gaat lopen opruimen voor je. Hierin is gelukkig voorzien al is dit op dit moment niet mogelijk om door de gebruiker zelf in te stellen. Je zult dus als admin zelf via de commandline dit moeten plaatsen.

Set-Mailbox <name> -RetentionHoldEnabled $true

En om hem weer uit te schakelen:

Set-Mailbox <name> -RetentionHoldEnabled $false

Om het nog informatiever voor de gebruiker (en jezelf te houden) kun je ook nog een comment toevoegen aan de retention hold:

Set-Mailbox <name> -RetentionHoldEnabled $true -RetentionComment <comment>

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *