Office 365: Shared mailbox license required

Als Office 365 fans hebben wij de laatste tijd al een hoop gespeeld met de configuratie. Een probleem wat terug blijft komen (en ook erg veel terug te vinden is op het internet) is de vreemde werking van shared mailboxes in combinatie met licenties. De documentatie van Microsoft geeft op meerdere plaatsen zeer helder aan dat een shared mailbox geen licentie nodig heeft. Alleen gebruikers die deze mailbox willen openen moeten een licentie hebben (en mogen geen kiosk-account hebben).

Wat gaat er mis?

Stel je beschikt over een standaard P1 account en je maakt via de powershell een shared mailbox aan. Het lijkt een redelijke tijd goed te gaan maar ergens gaat het bij een hoop gebruikers fout als ze via de OWA proberen de mailbox te benaderen. Je krijgt dan een error ivm. te weinig toegekende licenties. Het rare is sowieso dat hij wel werkt via bijvoorbeeld Outlook 2010 en mails komen er ook gewoon in.

Na gisteren een ruim uur met een zeer vriendelijke medewerker van Microsoft dit probleem te onderzoeken heb ik zojuist als test een gedeelde mailbox opnieuw aangemaakt. Eerder had ik namelijk een beetje soep gemaakt van de mailboxen door ze ook als een user via het Office 365 admin panel aan te maken.

Mogelijke oorzaken

Omdat het via Outlook wel werkt maar via de OWA niet krijg je al vraagtekens. Wie heeft er gelijk en via welke route gaat er gewoon iets mis in het bepalen van licenties. Mijn eerste idee zou zijn dat de OWA een onjuiste manier gebruikt om de licenties te controleren. Waarom anders zouden er zoveel mensen zijn met dit probleem en er geen concrete oplossingen zijn nog. Het lijkt meer een bug dan een echt licentieprobleem te zijn. Daar de Microsoft medewerkers al enkele keren tussen neus en lippen hebben aangegeven dat zij denken dat Office 365 te snel gelanceerd is en nog best wat kinderziektes bevat ga je nog meer in deze richting neigen. Maar tot Microsoft een oplossing heeft wil je natuurlijk nadenken hoe dit probleem mogelijk kan worden omzeild. Enkele theorieen over waarom deze licentieproblemen getriggerd worden zijn:

  • P1 licenties hebben geen security groups (zoals in de E licenties wel het geval is)
    Als hier de oorzaak zit kan het nog wel eens lastig worden dit ooit werkend te krijgen

  • Standaard krijgt een shared mailbox normale quotas mee terwijl hij licentievrij maar 5 GB mag zijn
    Zou eenvoudig oplosbaar moeten zijn maar denk niet dat dit het probleem geeft.

  • Standaard wordt er met het maken van een mailbox ook een useraccount gemaakt in het Office365 panel
    Wat lastiger verhaal maar zou wel logischer zijn inzake het probleem via OWA. OWA loopt over de “office365 lagen” terwijl je lokale Outlook direct op Exchange rechten niveau werkt

Oplossingen?

Nog niet echt al denk ik ook dat dit meer een applicatie probleem is dan een configuratieprobleem aan de gebruikerskant. Ik zal de komende tijd in iedere geval alles kritisch in de gaten houden en nog wat tests uitvoeren en mocht het probleem zich niet meer voordoen bij specifieke configuraties dan zal ik hier zeker een nieuwe blogpost aan wijden.

 

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *