Office 365: Shared mailbox license required

Als Office 365 fans hebben wij de laatste tijd al een hoop gespeeld met de configuratie. Een probleem wat terug blijft komen (en ook erg veel terug te vinden is op het internet) is de vreemde werking van shared mailboxes in combinatie met licenties. De documentatie van Microsoft geeft op meerdere plaatsen zeer helder aan dat een shared mailbox geen licentie nodig heeft. Alleen gebruikers die deze mailbox willen openen moeten een licentie hebben (en mogen geen kiosk-account hebben).

Wat gaat er mis?

Stel je beschikt over een standaard P1 account en je maakt via de powershell een shared mailbox aan. Het lijkt een redelijke tijd goed te gaan maar ergens gaat het bij een hoop gebruikers fout als ze via de OWA proberen de mailbox te benaderen. Je krijgt dan een error ivm. te weinig toegekende licenties. Het rare is sowieso dat hij wel werkt via bijvoorbeeld Outlook 2010 en mails komen er ook gewoon in.

Na gisteren een ruim uur met een zeer vriendelijke medewerker van Microsoft dit probleem te onderzoeken heb ik zojuist als test een gedeelde mailbox opnieuw aangemaakt. Eerder had ik namelijk een beetje soep gemaakt van de mailboxen door ze ook als een user via het Office 365 admin panel aan te maken.

Mogelijke oorzaken

Omdat het via Outlook wel werkt maar via de OWA niet krijg je al vraagtekens. Wie heeft er gelijk en via welke route gaat er gewoon iets mis in het bepalen van licenties. Mijn eerste idee zou zijn dat de OWA een onjuiste manier gebruikt om de licenties te controleren. Waarom anders zouden er zoveel mensen zijn met dit probleem en er geen concrete oplossingen zijn nog. Het lijkt meer een bug dan een echt licentieprobleem te zijn. Daar de Microsoft medewerkers al enkele keren tussen neus en lippen hebben aangegeven dat zij denken dat Office 365 te snel gelanceerd is en nog best wat kinderziektes bevat ga je nog meer in deze richting neigen. Maar tot Microsoft een oplossing heeft wil je natuurlijk nadenken hoe dit probleem mogelijk kan worden omzeild. Enkele theorieen over waarom deze licentieproblemen getriggerd worden zijn:

  • P1 licenties hebben geen security groups (zoals in de E licenties wel het geval is)
    Als hier de oorzaak zit kan het nog wel eens lastig worden dit ooit werkend te krijgen

  • Standaard krijgt een shared mailbox normale quotas mee terwijl hij licentievrij maar 5 GB mag zijn
    Zou eenvoudig oplosbaar moeten zijn maar denk niet dat dit het probleem geeft.

  • Standaard wordt er met het maken van een mailbox ook een useraccount gemaakt in het Office365 panel
    Wat lastiger verhaal maar zou wel logischer zijn inzake het probleem via OWA. OWA loopt over de “office365 lagen” terwijl je lokale Outlook direct op Exchange rechten niveau werkt

Oplossingen?

Nog niet echt al denk ik ook dat dit meer een applicatie probleem is dan een configuratieprobleem aan de gebruikerskant. Ik zal de komende tijd in iedere geval alles kritisch in de gaten houden en nog wat tests uitvoeren en mocht het probleem zich niet meer voordoen bij specifieke configuraties dan zal ik hier zeker een nieuwe blogpost aan wijden.

 

Office 365 shell gebruiken

Sinds enige tijd bieden wij onze klanten de mogelijkheid Office 365 te configureren en implementeren. Standaard kun je via de Office 365 portal als administrator diverse basisinstellingen doen zoals licenties beheren, gebruikers aanmaken etc. Tevens krijg je vanuit de portal de mogelijkheid naar Outlook Web Access te gaan op admin niveau om vanuit daar bepaalde Exchange configuratiezaken te regelen. Als je echter meer wilt is de exchange shell de plek om te zijn.

Net als in een “normale” exchange installatie biedt de GUI je wat basics maar kun je het snelst en leukst configureren via de shell. In deze post leg ik in het kort uit hoe je hiermee aan de slag gaat voor jouw Office 365 omgeving. Allereerst: Vergeet Office 365 als je op zoek bent naar documentatie en functionaliteiten en zoek naar exchange 2010. Office 365 is namelijk een visuele verzamelplaats en naam voor exchange online (exchange 2010), sharepoint en office web apps.

Connectie maken met je exchange server

Als je op je lokale windows Powershell start krijg je het volgende scherm:

Voer dan het volgende commando in:

$LiveCred = Get-Credential

Waarna je een prompt krijgt om je inloggegevens in te voeren:

Als je ingelogd bent voer je onderstaand command in:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection

He krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Als laatste geef je een commando mee om de powershell opdracht te geven alle ingevoerde commando’s aan deze sessie te koppelen:

Import-PSSession $Session

De verbinding is nu gelegd en je kunt via de shell je exchange gaan beheren. Type bijvoorbeeld onderstaande code om een overzicht van alle mailboxen te krijgen inclusief wat simpele statistische data:

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | Select DisplayName,StorageLimitStatus,@{name="TotalItemSize (MB)";expression={[math]::Round(($_.TotalItemSize.Split("(")[1].Split(" ")[0].Replace(",","")/1MB),2)}},@{name="TotalDeletedItemSize (MB)";expression={[math]::Round(($_.TotalDeletedItemSize.Split("(")[1].Split(" ")[0].Replace(",","")/1MB),2)}},ItemCount,DeletedItemCount | Sort "TotalItemSize (MB)" -Descending

 

Mocht je bepaalde “krachtigere” commando’s willen gaan uitvoeren dan kan het nodig zijn om de executionPolicy aan te passen. Dit doe je met onderstaand commando:

set-ExecutionPolicy unrestricted