Office 365: Shared mailbox aanmaken via Powershell

Binnen Office 365 zijn twee manieren op gedeelde postvakken aan te maken.

Je maakt er een user-account voor aan met licentie
Deze mailbox heeft, dankzij zijn gebruikersaccount en licentie, dezelfde mogelijkheden als een gewone gebruiker. Denk aan zaken als archief-postvak, 25 GB opslag etc.

Je maakt alleen een gedeelde mailbox aan zonder user en licentie
Deze maak je vanuit de Shell aan en heeft beperkingen omdat er ook niet direct voor betaald wordt. Er is geen gebruiker om mee in te loggen, geen archief-postvak en een max van 5 GB mailboxruimte. Voor de meeste bedrijven zijn deze concessies echter geen probleem en dan heb je in principe geen kosten aan je gedeelde mailbox. Zeker voor kleinere organisaties niet onprettig.

Configuratie shared mailbox via shell

In dit geval ga ik uit van een mailbox zonder licentie maar een mailbox met licentie is niet veel anders. De eerste stap, connectie maken via de powershell, sla ik over. Het stelt eigenlijk niet veel voor. Eerst maken we een nieuwe gedeelde mailbox aan met het commando:

New-Mailbox -Name "info@websitenaam.tld" -Alias info -Shared -primarysmtpaddress "info@websitenaam.tld"

De nieuwe mailbox is nu een feit. Nu willen we bepaalde andere mailboxen rechten geven om deze mailbox te openen, mails te versturen namens etc. Dit doen we met het volgende commando:

Add-MailboxPermission "info" -User "gebruikersalias" -AccessRights FullAccess
Add-RecipientPermission "info" -Trustee "gebruikersalias" -AccessRights SendAs

Note: De parameter -user is trouwens een beetje gemeen want dit kan zowel een individuele gebruiker als een groep zijn dus is een beetje misleidende benaming.

Optioneel kun je bijvoorbeeld ook alleen de rechten geven om te verzenden namens door de -accessRights parameter te veranderen. De volledige lijst met functies krijg je met get-help:

get-help Add-MailboxPermission

of

get-help Add-MailboxPermission -examples

bijvoorbeeld.

Als je nu wilt kijken of de rechten  op de mailbox naar wens zijn kun je dit doen met het volgende commando:

get-mailboxpermission info

En om te kijken of de recipient rechten naar wens zijn:

get-recipientPermission info

Als je trouwens echt alles over een mailbox in 1x wilt zien kun je ook nog het volgende commando uitvoeren (let op! veel informatie zal tot u komen):

get-mailbox info | fl

Office 365 shell gebruiken

Sinds enige tijd bieden wij onze klanten de mogelijkheid Office 365 te configureren en implementeren. Standaard kun je via de Office 365 portal als administrator diverse basisinstellingen doen zoals licenties beheren, gebruikers aanmaken etc. Tevens krijg je vanuit de portal de mogelijkheid naar Outlook Web Access te gaan op admin niveau om vanuit daar bepaalde Exchange configuratiezaken te regelen. Als je echter meer wilt is de exchange shell de plek om te zijn.

Net als in een “normale” exchange installatie biedt de GUI je wat basics maar kun je het snelst en leukst configureren via de shell. In deze post leg ik in het kort uit hoe je hiermee aan de slag gaat voor jouw Office 365 omgeving. Allereerst: Vergeet Office 365 als je op zoek bent naar documentatie en functionaliteiten en zoek naar exchange 2010. Office 365 is namelijk een visuele verzamelplaats en naam voor exchange online (exchange 2010), sharepoint en office web apps.

Connectie maken met je exchange server

Als je op je lokale windows Powershell start krijg je het volgende scherm:

Voer dan het volgende commando in:

$LiveCred = Get-Credential

Waarna je een prompt krijgt om je inloggegevens in te voeren:

Als je ingelogd bent voer je onderstaand command in:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection

He krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Als laatste geef je een commando mee om de powershell opdracht te geven alle ingevoerde commando’s aan deze sessie te koppelen:

Import-PSSession $Session

De verbinding is nu gelegd en je kunt via de shell je exchange gaan beheren. Type bijvoorbeeld onderstaande code om een overzicht van alle mailboxen te krijgen inclusief wat simpele statistische data:

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | Select DisplayName,StorageLimitStatus,@{name="TotalItemSize (MB)";expression={[math]::Round(($_.TotalItemSize.Split("(")[1].Split(" ")[0].Replace(",","")/1MB),2)}},@{name="TotalDeletedItemSize (MB)";expression={[math]::Round(($_.TotalDeletedItemSize.Split("(")[1].Split(" ")[0].Replace(",","")/1MB),2)}},ItemCount,DeletedItemCount | Sort "TotalItemSize (MB)" -Descending

 

Mocht je bepaalde “krachtigere” commando’s willen gaan uitvoeren dan kan het nodig zijn om de executionPolicy aan te passen. Dit doe je met onderstaand commando:

set-ExecutionPolicy unrestricted